Windows no guarda de forma predeterminada un historial de impresiones permanente con todo lo que envías a la impresora. La cola de impresión normalmente muestra los trabajos pendientes y estos desaparecen de la lista cuando terminan.
Si quieres conservar un registro, puedes configurar Windows para mantener los trabajos completados en la cola o activar el registro de impresión del Visor de eventos. Para un seguimiento más detallado, también puedes utilizar una herramienta como PaperCut Print Logger.
Importante: si estas opciones no estaban activadas, Windows normalmente no puede recuperar después el historial de documentos que ya imprimiste.
Tabla de contenidos
Método 1: Conservar los documentos impresos en la cola
La opción más sencilla consiste en hacer que Windows mantenga los trabajos completados en la cola de impresión. Esto resulta útil si quieres comprobar qué documentos se imprimieron recientemente sin tener que configurar un registro más avanzado.
En Windows 11
- Presiona Windows + I y ve a Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
- Selecciona la impresora que quieres configurar.
- Abre Propiedades de impresora.
- Ve a la pestaña Opciones avanzadas.
- Marca Conservar los documentos después de su impresión.
- Haz clic en Aplicar > Aceptar.
En Windows 10
Ve a: Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres
Selecciona la impresora, pulsa Administrar y abre Propiedades de impresora. Después entra en Opciones avanzadas, marca Conservar documentos impresos y guarda los cambios.
Cómo consultar los trabajos guardados
Abre nuevamente la impresora y entra en la cola de impresión. Los trabajos completados después de activar esta opción podrán permanecer en la lista en lugar de desaparecer al terminar.
De forma normal, los trabajos desaparecen de la cola después de imprimirse. Al activar Conservar documentos impresos, Windows mantiene los trabajos completados para que puedas consultarlos después.
Este método no es la mejor opción para guardar un historial durante mucho tiempo. Los trabajos conservados pueden acumularse y ocupar espacio, por lo que conviene eliminarlos cuando ya no los necesites.
Si algún documento queda bloqueado o la cola deja de responder, consulta cómo eliminar documentos atascados de la cola de impresión.
Método 2: Guardar el historial de impresiones con el Visor de eventos
Para llevar un registro más útil de las impresiones futuras sin instalar programas, puedes activar el registro PrintService del Visor de eventos.
Este método no conserva una copia del documento, pero puede registrar información sobre cada trabajo, como su nombre, usuario, impresora utilizada, fecha y hora, tamaño y número de páginas.
1. Escribe Visor de eventos en el menú Inicio y selecciona el resultado correspondiente.
2. En el panel izquierdo, ve a esta ruta:
Registros de aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > PrintService
3. En el panel central, haz clic derecho sobre Operativo y selecciona Propiedades.
4. En la ventana Propiedades de registro: Operativo, marca Habilitar registro.
También puedes especificar el tamaño máximo del registro y elegir qué debe hacer Windows cuando se alcance ese límite.
5. Haz clic en Aplicar y después en Aceptar.
A partir de ese momento, Windows comenzará a guardar los eventos de impresión. Ten en cuenta que activar el registro ahora no permitirá recuperar trabajos impresos anteriormente.
Cómo consultar los documentos impresos
Después de imprimir algunos documentos, vuelve a:
Registros de aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > PrintService
Haz doble clic en Operativo para consultar los eventos registrados desde que habilitaste el historial.
Para localizar más fácilmente los trabajos completados:
- Selecciona Filtrar registro actual en el panel derecho.
- Introduce 307 en el campo de identificadores de evento.
- Haz clic en Aceptar.
El evento 307 corresponde a trabajos de impresión completados y puede incluir datos como:
- nombre del documento;
- usuario que realizó la impresión;
- computadora de origen;
- impresora y puerto utilizados;
- tamaño del trabajo;
- número de páginas.
Microsoft documenta esta información para el evento 307 de PrintService.
La cantidad de historial disponible depende del tamaño y la configuración del registro. Cuando alcanza su límite, Windows puede sobrescribir los eventos más antiguos según la política de retención configurada.
Método 3: Llevar un historial más detallado con PaperCut Print Logger
Si necesitas consultar las impresiones con frecuencia o quieres un registro más fácil de interpretar, puedes utilizar PaperCut Print Logger.
Es una herramienta gratuita para Windows diseñada específicamente para registrar la actividad de impresión. Puede guardar datos como:
- fecha y hora de impresión;
- usuario;
- nombre del documento;
- número de páginas;
- tamaño de papel;
- impresión en color o escala de grises.
Descarga e instala PaperCut Print Logger desde su sitio oficial. Una vez instalado, comenzará a registrar los nuevos trabajos de impresión en segundo plano. La herramienta permite consultar la actividad mediante una interfaz y trabajar con los registros en formato compatible con Excel.
Al igual que los métodos anteriores, PaperCut no puede reconstruir impresiones realizadas antes de instalarlo.
Si utilizas esta herramienta en una computadora compartida, ten en cuenta que el registro puede incluir nombres de documentos y usuarios.
Conclusión
Si solo quieres consultar trabajos recientes, activa Conservar documentos impresos para mantenerlos en la cola después de imprimirlos.
Para guardar un historial de impresiones más completo con las herramientas integradas de Windows, el Visor de eventos y el registro PrintService > Operativo ofrecen más información sobre cada trabajo.
Si necesitas un seguimiento continuo y una consulta más cómoda, PaperCut Print Logger es una alternativa gratuita orientada específicamente al registro de actividad de impresión.
Recuerda que estos métodos deben estar configurados antes de realizar las impresiones que quieres registrar.
