Cómo proteger un archivo de Excel con contraseña

¡Es fácil cifrar un libro de Excel! Aquí te muestro cómo proteger un archivo de Excel para solo lectura y para evitar el acceso no autorizado.

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Proteger un archivo de Excel con contraseña es la solución natural para evitar que otras personas manipulen los datos en tu hoja de cálculo. A nivel de archivo, puedes proteger un libro de Excel de dos formas. Puedes bloquearlo para restringir el acceso o controlar quien lo abre, y también puedes ponerle una contraseña para controlar su modificación. Es decir que puedes bloquear un archivo de Excel con dos contraseñas diferentes.

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Al establecer un password podrás evitar que alguien acceda a la información contenida en tu archivo de Excel. Protegiendo un libro de Excel con contraseña controlarás quién ve tu archivo, o simplemente podrás evitar que le realicen cambios. En esta entrada cubriremos ambas formas de protección. Es decir, proteger un archivo de Excel con encriptación o cifrado, y establecer una contraseña para solo lectura.

Proteger un archivo de Excel para controlar el acceso

Al encriptar o cifrar un archivo, lo bloqueas con una contraseña para que no pueda abrirlo un usuario no autorizado. Cuando cifras un archivo de Excel, nadie podrá abrirlo sin utilizar la contraseña con la que lo protegiste. Es por eso que este es el modo más recomendable de bloquear un archivo de Excel.

Sigue los siguientes pasos para proteger un archivo de Excel con cifrado:

PASO 1. Ve a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.

Cómo proteger un archivo de Excel con contraseña

PASO 2. Te aparecerá la ventana Cifrar documento. Aquí debes escribir la contraseña con la que deseas cifrar el archivo de Excel, y luego clic en Aceptar.

Bloquear un archivo de Excel con password

PASO 3. Luego te aparecerá la ventana Confirmar contraseña, en la que debes volver a escribir la misma contraseña del paso anterior y clic en Aceptar.

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Cómo cifrar o proteger un archivo de Excel

Entonces, cuando cualquier usuario (incluyéndote) intente abrir el archivo que has cifrado, deberá escribir la contraseña del mismo para lograr acceder.

Establecer contraseña para un libro de Excel

Proteger un archivo de Excel para solo lectura

Como dijimos más arriba, la segunda forma en que puedes proteger un libro de Excel es para controlar o evitar su modificación.

En el método explicado más arriba, ya ciframos nuestro archivo para controlar el acceso al mismo. Si establecemos la segunda contraseña podremos controlar también la modificación de éste. En pocas palabras, con la segunda contraseña se activa un bloqueo de solo lectura.

El bloqueo de solo lectura no impide que se hagan cambios al archivo, sino que evita que los mismos sean guardados. Para guardar los cambios tendrían que introducir la contraseña, o guardar los cambios con otro nombre diferente al del archivo original.

Cuando necesites que un usuario pueda modificar el archivo, deberás proporcionarle ambas contraseñas, la de abrir y la de modificar.

Bloquear archivo de Excel para solo lectura

Para proteger un libro de Excel  para controlar su modificación, debes seguir estos pasos:

PASO 1. En el menú de Archivo, selecciona la opción Guardar como.

PASO 2. Estando en la ventana Guardar como, clic en el menú desplegable Herramientas y elige Opciones Generales.

Cómo proteger un archivo de Excel para solo lectura

PASO 3. Se abrirá la pequeña ventana Opciones generales, en la cual puedes configurar las dos contraseñas: Contraseña de apertura, para abrir el libro de Excel; y Contraseña de escritura, para poder modificar su contenido.

Cómo proteger un archivo de Excel para solo lectura con contraseña

PASO 4. Luego se te pedirá la contraseña nuevamente en ambos casos para confirmar, para abrir y modificar. Debes confirmarlas y clic en Aceptar.

Cómo proteger un libro de Excel

Ahora, si estableciste ambas contraseñas, al abrir el archivo Excel te pedirá ingresar el password para acceder.

Cómo proteger una hoja de Excel

Y luego te pedirá la contraseña para acceso de escritura. En caso de que alguien no tenga permiso de escritura, puede abrir el archivo y ver su contenido con el botón Sólo lectura.

Cómo proteger un archivo de Excel con contraseña

Si luego de acceder en Sólo lectura alguien intenta modificar el archivo, al guardarlo el Excel le notificará que es de solo lectura. Para poder salvar cualquier cambio tendrá que guardar una copia del archivo con otro nombre.

Mensaje de error al entrar a un Excel bloqueado sin la contraseña

Cómo desproteger una hoja de Excel

Si quieres desbloquear un archivo o quitar contraseña de Excel, sigue estos pasos:

  1. Dentro de tu libro de Excel, ve a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.
  2. En el cuadro de texto Cifrar documento, borra la contraseña y haz clic en Aceptar.

También puedes quitar el password de solo lectura fácilmente. En el menú de Archivo, selecciona la opción Guardar como. Luego, clic en el menú desplegable Herramientas y elige Opciones Generales. Finalmente borras la contraseña y clic en Aceptar.

De esta forma habrás desprotegido tu archivo de Excel.

Proteger Excel con contraseña

Proteger archivos de Excel es muy útil para controlar el acceso a datos importantes. Como hemos visto, hay dos formas de proteger un Excel; con una contraseña de acceso y una contraseña para su modificación. Esto es de gran ayuda cuando necesitamos compartir un archivo con varias personas y que no todos tengan derecho de modificar los datos. También, por supuesto, cuando se requiere restringir el acceso a la información contenida en un archivo.

Espero que esta guía te haya sido de ayuda. Si tienes alguna sugerencia o recomendación, por favor no dejes de enviárnosla a través de un comentario más abajo.

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